Cómo mandar recordatorios de WhatsApp desde Google Calendar

Si tu agenda ya vive en Google Calendar, no hace falta copiar cada turno a otra herramienta para avisarle a la gente. Con la integración de ViaWA podés mandar recordatorios de WhatsApp desde Google Calendar: conectás tu calendario, elegís cuándo avisar y, por cada evento que tiene un teléfono, ViaWA deja programado el mensaje para que salga desde tu propio número.

En esta guía vas a ver cómo conectarlo, qué escribir en la descripción de cada evento para que ViaWA sepa a quién mandarle el recordatorio, qué datos del evento podés usar en el texto y cómo controlar qué eventos reciben aviso y a qué hora.

Cómo funciona la integración con Google Calendar

• Solo lectura. ViaWA lee los eventos de los calendarios que elegís. Nunca crea, cambia ni borra nada en tu calendario.
• Vos elegís los calendarios. Si tenés uno para turnos y otro personal, prendés solo el de turnos.
• Hasta tres recordatorios por evento, cada uno con su propio texto: por ejemplo, uno 24 horas antes para confirmar y otro 2 horas antes como aviso corto. La antelación puede ir de 30 minutos a 7 días.
• Son mensajes programados como cualquier otro. Unas 72 horas antes de salir aparecen en tu panel con la etiqueta «Calendario», y los podés editar o borrar. Si movés el turno en Google Calendar, el recordatorio se mueve con él; si borrás o cancelás el evento, o apagás ese calendario, el recordatorio se cancela.

ViaWA revisa tus calendarios cada 10 minutos. Si recién cargaste un turno y querés verlo enseguida, tocá «Sincronizar ahora».

Cómo conectar Google Calendar con ViaWA

1. Vinculá tu WhatsApp, si todavía no lo hiciste. Sin WhatsApp vinculado, ViaWA te muestra los eventos pero no programa ningún recordatorio.
2. Entrá a Integraciones. En la computadora está en el menú lateral; en el celular, dentro de Configuración.
3. Tocá «Conectar Google Calendar». Google te pide permiso para ver la lista de tus calendarios y tus eventos. Dejá tildados los dos permisos: sin alguno de ellos, la conexión no se completa.
4. Prendé los calendarios que quieras usar (hasta cinco) y elegí si cada uno funciona en modo automático o manual. Más abajo está la diferencia.
5. Configurá los recordatorios: cuánto antes del evento sale cada uno y con qué texto. Después tocá «Guardar recordatorios».

Desde ese momento, en «Próximos eventos» ves los eventos de los próximos 30 días con el estado de cada recordatorio: «Se programará el…», «Programado», «Enviado».

Qué poner en la descripción del evento

Para que ViaWA sepa a quién mandarle el recordatorio, pegá este bloque en la descripción del evento. Puede ir en cualquier parte: el resto del texto se ignora.

Teléfono: +54 9 351 599-6552
Nombre: Juan
Apellido: Pérez

Solo el teléfono es obligatorio, con código de área. El nombre y el apellido completan {{nombre}} y {{apellido}} en el texto del recordatorio. Esta variante también funciona:

Tel: 11 2345-6789
Cliente: María González

En lugar de «Teléfono» podés escribir «Tel», «Celular» o «WhatsApp», y «Cliente», «Paciente» o «Contacto» llevan nombre y apellido en una sola línea. No importan las mayúsculas ni las tildes.

Para que un evento no reciba recordatorios, aunque tenga teléfono, sumá esta línea:

ViaWA: no

Y si creaste variables personalizadas en ViaWA (por ejemplo, turno), podés darle un valor solo para ese evento:

Teléfono: 11 2345-6789
Nombre: Lucía
turno: control anual

Con eso, {{turno}} dice «control anual» en los recordatorios de Lucía.

Un detalle: la línea tiene que empezar exactamente con la palabra clave. «Teléfono del consultorio: …» no se toma como el teléfono del cliente, y está bien que así sea.

Si no usás la plantilla, ViaWA puede buscar un teléfono en el título, la ubicación o la descripción del evento. Es una opción de cada calendario y viene prendida. Como ViaWA no le pregunta a WhatsApp qué números tienen cuenta, solo elige sin preguntarte los que seguro son celulares: los escritos con el 9 o el 15 (+54 9 11 2345-6789 o 011 15 2345-6789), los que vienen justo después de «cel», «celular» o «WhatsApp», y los de un link wa.me. Un número como 11 2345-6789, sin nada de eso, puede ser un fijo: queda como «parece un fijo» y lo elegís con un clic. El número tiene que tener código de área: uno como 15-2345-6789 no se reconoce.

Si encuentra un celular y un fijo, elige el celular; si encuentra más de un celular, no manda nada hasta que elijas cuál. Los números para unirse por teléfono a Zoom, Meet o Teams se ignoran. Y un teléfono que se repite en muchas de tus reservas (en general, el de tu negocio) no se elige solo.

En la página de Integraciones tenés la plantilla con un botón para copiarla, un generador que arma el bloque con el nombre y el teléfono de un cliente, y un probador: pegás la descripción de un evento y te muestra qué entiende ViaWA, sin guardar nada.

Variables de evento para el texto del recordatorio

Además de {{nombre}}, {{apellido}} y tus variables personalizadas, en los recordatorios podés usar datos del evento:

Variable	Qué pone	Ejemplo
{{evento}}	El título del evento, tal como lo escribiste	Control anual
{{fecha_evento}}	La fecha del evento	martes 14 de octubre
{{hora_evento}}	La hora (vacía en los eventos de todo el día)	10:30
{{cuando_evento}}	Cuándo es, contado desde el día en que sale el mensaje	mañana a las 10:30
{{lugar_evento}}	La ubicación del evento	Av. Colón 1234
{{link_reunion}}	El link de Google Meet del evento	meet.google.com/abc-defg-hij

Las fechas y horas se escriben en la zona horaria de tu cuenta de ViaWA. {{cuando_evento}} es la más práctica para turnos: dice «hoy a las 10:30», «mañana a las 10:30» o «el viernes 16/10 a las 10:30» según el día en que sale el mensaje. Así el mismo texto sirve para cualquier antelación.

Para confirmar asistencia, 24 horas antes:

Hola {{nombre}}! Te recordamos tu turno {{cuando_evento}}. ¿Nos confirmás que venís? Respondé SÍ, o avisanos por acá si necesitás cambiarlo.

Un aviso corto, 2 horas antes:

Hola {{nombre}}, te esperamos {{cuando_evento}} en {{lugar_evento}}. ¡Nos vemos!

Para una reunión por videollamada:

Hola {{nombre}}! Nuestra reunión es {{cuando_evento}}. Este es el link para entrar: {{link_reunion}}

Con una variable personalizada, una semana antes:

Hola {{nombre}}, te recordamos tu {{turno}} del {{fecha_evento}} a las {{hora_evento}}. Si no podés venir, avisanos así le damos el lugar a otra persona.

Dos cuidados:

• Una variable sin valor se saca del texto. Si algunos eventos no tienen ubicación, «en {{lugar_evento}}» quedaría cortado: usala solo si todos tus eventos la tienen. Lo mismo con {{link_reunion}}, que solo existe si el evento tiene Google Meet.
• {{evento}} copia el título tal cual. Si en tus títulos anotás el nombre del cliente o algo interno («Pérez — debe seña»), mejor no usarla.

Qué eventos reciben recordatorio y a qué hora

Modo automático o manual

• Automático: reciben recordatorios todos los eventos con un teléfono reconocido, salvo los que tengan «ViaWA: no» en la descripción. Es lo más cómodo para un calendario que es solo de turnos.
• Manual: solo reciben recordatorios los eventos que tildes en «Próximos eventos» o los que tengan «ViaWA: sí» en la descripción. Sirve para un calendario mezclado, con turnos y otras cosas.

En los dos modos quedan afuera los eventos cancelados, las invitaciones que rechazaste y, salvo que lo actives, los eventos de todo el día (para esos, la antelación se cuenta desde las 9:00 del día del evento). Si el mismo evento está en dos calendarios conectados, el recordatorio sale una sola vez.

Tampoco reciben recordatorios solos los eventos que organiza otra persona, como una invitación que te mandaron, aunque tengan la plantilla o «ViaWA: sí»: el texto de esos eventos lo escribió otro, y ViaWA no deja que un tercero decida a quién le escribe tu número. Aparecen como «Creado por otra persona» y salen solo si los tildás. Los que agrega en tu calendario alguien a quien le diste permiso de edición cuentan como tuyos.

En «Próximos eventos» ves a quién le llega cada recordatorio o por qué no le llega («Sin teléfono», «Varios teléfonos — elegí uno», «Creado por otra persona», «Excluido por vos»), y los números que encontró pero no usó, con el motivo: que parece un fijo, que es el del negocio o que no tiene WhatsApp. Desde ahí podés excluir un evento, elegir el teléfono correcto, asignarle un contacto o guardarlo como contacto nuevo, y el cambio se aplica en el momento.

Turnos cargados a último momento

Si cargás un turno cuando ya pasó la hora de su recordatorio (por ejemplo, anotás a la mañana un turno para la tarde y el recordatorio era de 24 horas antes), cada calendario tiene dos opciones. «No mandarlo», que es la que viene de entrada, saltea ese recordatorio. «Mandarlo al detectarlo» lo manda en el momento, pero uno solo, y solo si faltan al menos 60 minutos para el turno y no queda otro recordatorio por salir.

Horario permitido: que no salgan de madrugada

De entrada, cada recordatorio sale a la hora exacta que le toca: el de 2 horas antes de un turno de las 8:00 sale a las 6:00. Para evitarlo, prendé «Mandar los recordatorios solo dentro de un horario» en el calendario y elegí desde qué hora hasta qué hora. Se usa la zona horaria de tu cuenta.

Si a un recordatorio le toca salir fuera de ese horario, se adelanta a la última hora antes del cierre, repartido en esa hora para que no salgan todos juntos. Con un horario de 9:00 a 21:00, ese recordatorio de las 6:00 sale entre las 20:00 y las 20:50 del día anterior. Se adelanta en lugar de atrasarse para no acercarlo al turno. Y si al adelantarlo queda a 30 minutos o menos de otro recordatorio del mismo evento, se omite, para que la persona no reciba dos mensajes seguidos.

Si aun así no alcanza a salir antes del cierre (por ejemplo, porque llegaste a tu límite del día), ViaWA lo intenta una vez más apenas termina el silencio, siempre que falte al menos una hora para el turno y no haya otro recordatorio del mismo evento por salir. Si tampoco puede, vence y la app te avisa.

Límites, vencimientos y lo que conviene saber

• Cuentan para tu límite diario. Los recordatorios salen por la misma cola que el resto de tus mensajes, con el mismo espaciado y el mismo tope por día. En el calentamiento (los primeros 14 días después de vincular WhatsApp) el tope es de 20 mensajes por día, salvo que lo hayas subido desde Configuración. La página de Integraciones estima cuántos recordatorios por día genera tu agenda y te avisa si algún día pasa tu límite.
• Si no sale a tiempo, vence. Un recordatorio sale el día que le toca o no sale. Si no pudo salir antes del turno, antes de que empiece tu horario de silencio o, si no usás horario permitido, antes de la medianoche (porque llegaste al límite del día, pausaste los envíos o se desconectó WhatsApp), no se manda tarde ni al día siguiente: queda como «Vencido» en el panel y la app te avisa. Así un «mañana» nunca sale el día equivocado. Un vencido no cuenta como error para el semáforo de tu cuenta.
• ViaWA no revisa tus números por su cuenta. No consulta en segundo plano qué teléfonos de tu agenda tienen WhatsApp: usa el que escribiste en el evento. Si un número no tiene WhatsApp, ese recordatorio falla, como cualquier mensaje, y ViaWA deja de programarle recordatorios por un tiempo (una semana; un mes si vuelve a fallar) sin volver a consultarlo. Si sabés que ahora sí tiene WhatsApp, elegilo a mano en «Próximos eventos» o reintentá el mensaje.
• Lo que editás se respeta. Si cambiás el texto de un recordatorio en el panel, la sincronización no lo pisa, salvo que muevas el turno o cambies el teléfono; en ese caso te avisa. Si lo borrás, no vuelve a aparecer, y lo podés reactivar desde «Próximos eventos».
• Tus datos. La descripción de los eventos se lee para encontrar el teléfono y no se guarda. Los datos de cada evento se borran a más tardar 7 días después de que terminó, y al desconectar Google Calendar se borra todo y le pedimos a Google que quite el permiso (salvo que otra cuenta de ViaWA use la misma cuenta de Google: quitarlo la desconectaría también, así que te avisamos para que lo quites vos desde tu cuenta de Google). Los detalles están en la política de privacidad.

Y el riesgo, dicho claro: automatizar envíos sobre WhatsApp Web tiene un riesgo real de restricción del número, y ViaWA no lo elimina. Los recordatorios de turnos son de los usos con menos riesgo, porque le llegan a alguien que reservó y espera tu mensaje, pero no es riesgo cero. Antes de conectar una agenda grande, conviene repasar las prácticas para no arriesgar tu número.

Si querés ver el caso completo, está en recordatorios de turnos automáticos por WhatsApp. Y si buscás más ideas para el texto, tenés estos mensajes de recordatorio de turno para copiar.