Recordatorios de turnos automáticos por WhatsApp

Recordar turnos a mano no escala

Con pocos turnos por semana, avisar uno por uno es viable. En cuanto la agenda crece, confirmar turnos se vuelve una tarea en sí misma: hay que acordarse de a quién avisarle, escribirle en el momento justo y hacerlo todos los días.

El resultado más común de saltearse esto son los ausentismos: alguien que se olvidó del turno porque nadie se lo recordó a tiempo.

Cómo se resuelve con ViaWA

1. event

   Cargás la agenda

   De a un turno, subiendo la semana completa en una planilla o conectando tu Google Calendar: teléfono, nombre y horario de cada persona.

2. schedule

   Elegís cuándo avisar

   Un día antes, un par de horas antes, o lo que tenga sentido para tu tipo de turno. Vos decidís la anticipación.

3. done_all

   ViaWA lo envía solo

   A la hora programada, sale desde tu propio WhatsApp. Vos ves el estado de cada envío en el panel.

Si te falta el texto, tenemos 15 mensajes de recordatorio de turno para copiar .

Cargar la agenda de la semana de una vez

Si tenés la agenda en una planilla (Excel, Google Sheets, o el sistema de turnos que ya usás), la exportás a CSV y la subís entera: teléfono, nombre y horario de cada turno. ViaWA arma un mensaje programado por cada fila, y vos revisás el resultado antes de confirmar el envío.

Si tu agenda está en Google Calendar

Si ya anotás los turnos en Google Calendar, conectalo con ViaWA y no tenés que cargar nada dos veces. Elegís el calendario de turnos y configurás hasta tres recordatorios por turno (por ejemplo, 24 horas y 2 horas antes), cada uno con su texto. Cada turno que anotás con el teléfono del cliente genera sus recordatorios solo; si lo movés o lo cancelás, el recordatorio se mueve o se cancela. Si en vez del bloque de abajo escribís el número suelto en el turno, ViaWA lo toma solo si se nota que es un celular (con el 9 o el 15, o con «cel» adelante); si no, te lo deja elegir con un clic.

Para que ViaWA sepa a quién avisar, en la descripción del turno va un bloque como este (solo el teléfono es obligatorio):

Teléfono: +54 9 351 599-6552
Nombre: Juan
Apellido: Pérez

• Solo lectura: ViaWA lee los eventos de los calendarios que elegís y nunca crea, cambia ni borra nada en tu calendario.
• El texto puede usar datos del turno, como {{cuando_evento}} («mañana a las 10:30») o {{lugar_evento}}.
• Podés elegir un horario permitido para que ningún recordatorio salga de madrugada: si le toca salir fuera de ese horario, se adelanta a la última hora antes del cierre.
• Cada recordatorio queda en tu panel como un mensaje programado más: lo podés editar o borrar antes de que salga.

El paso a paso, con textos para copiar, está en cómo mandar recordatorios de WhatsApp desde Google Calendar .

Qué tener en cuenta para no arriesgar el número

Un recordatorio de turno le llega a alguien que te está esperando, así que es de los usos con menos riesgo de reporte. Aun así, automatizar sobre WhatsApp Web tiene un riesgo real de restricción del número, y ViaWA no lo elimina. Los recordatorios que salen de Google Calendar respetan el mismo límite diario que el resto de tus mensajes, y si uno no alcanza a salir el día que le toca, no se manda tarde ni al día siguiente: vence. Podés ver las prácticas concretas que bajan el riesgo en Siete prácticas para no arriesgar tu número al automatizar WhatsApp .